Gestion facture – comment simplifier le traitement de vos créances ?

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Pour peu que l’on émette beaucoup de factures, auprès d’une multitude de clients variés la gestion de la facturation peut devenir un véritable casse-tête ! Entre tous les cas de figure de gestion (facture impayée, facture en attente de règlement, facture à transmettre au client…), y voir clair peut vite devenir compliqué. Or c’est pourtant l’une des bases de la performance financière de l’entreprise. Alors quels sont les facteurs à prendre en compte pour simplifier la gestion de la facturation ?

Simplifier le paiement des clients

C’est la base ! Permettre à vos clients de vous payer facilement augmente considérablement vos chances d’être réglé et dans les temps. L’envoi de factures par mail, par exemple, permet aux entreprises clientes de pouvoir intégrer simplement la facture dans leur système d’information et d’en faire le suivi de leur côté. La gestion (facture et autre), doit donc être gérée de manière structurée dans chez les clients comme les prestataires. 

Un validation informatique de la facture par le client permet également d’en assurer le paiement avec une plus grande certitude.

Mettre en place un outil de suivi

Permettre à chaque facture de bénéficier des mêmes process, c’est bien. Pouvoir disposer d’une vue d’ensemble, afin de maîtriser sa facturation, c’est mieux. Il est ainsi préférable de disposer d’un outil de suivi de la facturation qui centralise l’ensemble des factures, et en donne l’état en temps réel.

Afin que cet outil soit un réel allié de la direction, il doit pouvoir être disponible n’importe où et n’importe quand. Une solution dans le cloud semble donc une bonne option. 

Gestion facture et encaissement :  anticiper les retards de paiement

Avec des process clairs et un outil de suivi efficace, l’état d’avancement des factures devrait être maîtrisé. Toutes les factures arrivant à échéance devraient être pointées, et faire l’objet d’une relance client avant terme. Certains outils, tels que Papam, permettent une relance automatique, afin de gagner du temps et de limiter les retards de paiement.

Interfacer l’outil avec la comptabilité

Enfin, évident mais important à souligner, l’outil de gestion des factures doit être interfacé avec la comptabilité ou le logiciel de comptabilité, afin d’éviter des démarches supplémentaires (et les erreurs qui peuvent aller avec : oublis, retards d’envoi des informations etc).

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