Comment optimiser sa gestion des impayés ?

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Votre entreprise fait face à des retards de paiement de manière récurrente ? Cela impacte votre trésorerie et pourrait bien vous mettre en difficulté. Il est donc temps de mettre en place une gestion des impayés stricte et efficace, vous permettant de récupérer votre dû dans les meilleurs délais. Voici comment procéder.

Etape 1 : Se protéger des impayés

Une gestion des impayés efficace passe par un travail amont consistant à analyser l’état de santé financière de son client ou prospect. 

Le greffe du Tribunal de commerce pourra vous être d’une grande aide en vous fournissant l’évolution du chiffre d’affaires et le résultat net de l’entreprise au cours des dernières années.

Si ces chiffres n’augurent rien de bon, il convient alors de vérifier que l’URSSAF, le Trésor Public ou un organisme de retraite n’a pas inscrit un privilège sur le fonds de commerce de votre client. Si tel était le cas, cela signifierait que ces institutions prennent leurs précautions par rapport à cette entreprise, qu’ils considèrent à risque, et qu’ils seraient en première ligne pour se faire payer en cas de défaillance.  

Etape 2 de la gestion des impayés : Prévoir des clauses en cas de retard de paiement

Un retard de paiement constitue un manque à gagner pour votre entreprise. Vous êtes en droit de demander des compensations en cas de facture non réglée dans les temps. Encore faut-il que vous l’ayez anticipé. En effet, ces pénalités de retard, ainsi que vos délais de paiement, doivent être clairement indiqués dans vos Conditions Générales de Ventes, et apparaître sur vos devis, factures etc.

Etape 3 : Mettre en place une solution de gestion des encaissements en temps réel

Pour une bonne gestion des impayés, il faut suivre ses factures de près. Des outils, tel Papam, vous permettent de consulter et suivre vos factures et encaissements de n’importe où et à n’importe quel moment. Une relance automatique peut même être programmée en fonction de chaque client avant la date d’échéance de la facture.

Etape 4 : Les approches réactives

La date d’échéance de la facture est là et vous n’avez toujours pas été payé ? Plusieurs démarches s’offrent alors à vous. Les causes du retard peuvent être nombreuses et pas forcément intentionnelles ou liées à une mauvaise santé financière de l’entreprise. La solution peut être réglée rapidement dans certains cas, de manière plus longue et plus pesante pour d’autres.

Dans une démarche de gestion des impayés, il convient de procéder par étape. Premièrement, une approche amiable doit être envisagée. Elle permet de conserver les bonnes relations qui vous unissent à votre client. Elle consiste à appeler votre client ou à lui adresser un mail cordial pour demander votre paiement. 

Si cette solution ne porte pas ses fruits, un courrier plus formel doit alors être envoyé.Si cela ne conduit toujours pas au règlement, vous devez alors mettre en demeure votre client. Cette procédure sera suivie de l’injonction de payer, en cas de facture restant en attente de règlement. Une procédure qui relève du Tribunal de Commerce et qui n’est pas anodine.

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